Job Description

GENERAL POSITION INFORMATION

JOB TITLE:

Applications Specialists Coordinator

DEPARTMENT / UNIT:

Applications Specialists

IMMEDIATE SUPERVISOR:

Applications Specialists Supervisor

CLASSIFICATION:

Non-Exempt

POSITION NATURE

Provide administrative support and coordinate certain processes related to the daily operations of the Applications Specialists department.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Receive information from other departments, channel it to the Applications Specialists for analysis, and ensure the operational area receives a response to their request. Create, assign, coordinate, invoice, and close the department's service calls in Salesforce. Prepare quotations for products and services requested by clients and provide necessary follow-up for approval and/or changes. Invoice products and services in Acumatica according to client-approved quotations. Provide guidance regarding the company's products and services to existing and prospective clients. Verify supplier website information to keep technical documents, such as Inserts and Safety Data Sheets, updated for client provision. Maintain and update in Excel the inventory of loaner equipment and their exact locations. Ensure the department is stocked with necessary office supplies. Reserve and oversee the proper use of meeting and training rooms: "Theoretical Training Room" and "Hands-On Training Room." Coordinate department-sponsored activities and training sessions following the activity coordination procedure, including but not limited to preparing literature, giveaways, ordering and managing meals and refreshments, and arranging parking. Update and submit monthly reports on product lines and equipment handled by the Applications Specialists to the Applications Specialists Supervisor and Senior Strategic Service Manager. Perform departmental administrative tasks, including but not limited to making and answering phone calls, taking and referring messages, copying, digitizing and filing documents, distributing and handling correspondence, among others. Actively contribute to maintaining the company's mission and achieving its vision; exemplify through performance and conduct the efficiency culture, Bionuclear's values, and principles of the highest quality internal and external customer service.

INCIDENTAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Label and prepare tubes for aliquot processing as needed. Coordinate equipment shipments requiring manufacturer repair through an external courier. Support the Administration department by covering the Reception area during the receptionist's break or as needed. Support the Project Management department by covering the Project Management Specialist as needed. Perform tasks related to coordinating official activities approved by the immediate supervisor in support of other departments. Prepare department statistics reports as requested. Review and send training certificates prepared by the Specialists to clients. Perform administrative tasks in support of other departments, such as Technical Services and Project Management. Coordinate meals and snacks for employee, client, supplier, and visitor activities organized by the company, on or off-site, and coordinate pick-up with the Administration department. Gather information for presentations or reports requested by the Supervisor or Senior Strategic Service Manager. Create reports/dashboards in Salesforce as requested by the supervisor. Coordinate, receive, and attend to visitors. Contact clients to complete service satisfaction surveys using the Forms platform. Perform operational tasks as delegated to fulfill action plans of the Senior Strategic Service Manager. Send data to be processed by external resources as assigned by the Applications Specialists Supervisor and/or Senior Strategic Service Manager. Contact the Buyer for information on backordered products. Contact the Audit supplier to gather information regarding product availability. Maintain updated information on Applications Specialists and suppliers in the OneDrive folder named Supplier Directory. Create equipment installed by the Applications Specialists in the Salesforce platform. Coordinate, attend, and/or participate in work meetings, operational and/or corporate committees, personnel development activities, corporate events, among others. Make flight and hotel reservations for the Specialists group as needed. Perform other tasks as assigned.

EDUCATIONAL BACKGROUND

Associate's degree or two years of university studies in Business Administration, Office Administration, Secretarial Studies, or a related field.

PROFESSIONAL EXPERIENCE

Minimum of more than one year of experience performing functions in a similar position.

JOB COMPETENCIES

KNOWLEDGE, SKILLS, ABILITIES, AND ATTRIBUTES REQUIRED TO PERFORM THE JOB

Excellent customer service skills (both external and internal) Strong sense of urgency Ability to interact professionally with individuals at all organizational levels Attention to detail and ability to identify errors and omissions Teamwork skills Ability to work under deadlines and pressure Ability to handle multiple tasks simultaneously Results-oriented Good emotional intelligence Professional, courteous, and friendly demeanor Strong verbal and written communication skills in English and Spanish Proficiency in Windows applications (Word, Excel, Outlook, and PowerPoint) Availability to work on holidays, weekends, and extended hours

DISCLAIMER CLAUSE

The information provided herein summarizes the general nature of the competencies and the level of complexity of the functions established for personnel in this position. Its content should not be interpreted as an exhaustive inventory of all the duties, tasks, and responsibilities of the position. Other tasks may be added, or existing tasks may be modified as stipulated by the company.

We are an Equal Employment Opportunity Employer and take Affirmative Action to recruit Protected Veterans and Individuals with Disabilities.
Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, pregnancy, sexual orientation, gender identity, national origin, age, protected veteran status, or disability status.
EEO/Affirmative Action for Veterans/Workers with Disabilities

Datos generales del puesto

Coordinador de Especialistas de Aplicaciones



Especialistas de Aplicaciones



Supervisor de Especialista de Aplicaciones



No exento

Naturaleza del puesto

Dar apoyo administrativo y coordinar ciertos procesos propios a las operaciones diarias del departamento de Especialistas de Aplicaciones.

Deberes y responsabilidades esenciales del puesto

Recibir la informacion proveniente de otros departamentos, canalizando la misma con los Especialistas de Aplicaciones para su analisis y asegurar que el area operacional reciba la respuesta a su solicitud. Crear, asignar, coordinar, facturar y cerrar las llamadas de servicio del departamento en Sales Force. Preparar cotizaciones de productos y servicios solicitados por los clientes y brindar el seguimiento necesario a los clientes para aprobacion y/o cambios. Facturar en Acumatica productos y servicios segun las cotizaciones aprobadas por los clientes. Proveer orientacion acerca de los servicios y productos ofrecidos por la compania a clientes existentes y prospectivos. Verificar la informacion de la pagina web de los suplidores, para mantener la informacion actualizada de los documentos tecnicos como: "Inserts" y "Safety Data Sheets" para proveerlos a los clientes. Llevar un registro en Excel y su actualizacion del inventario de los equipos prestados ("loaners") y sus ubicaciones exactas. Mantener abastecido el departamento de los materiales de oficina necesarios. Reservar y velar por el buen uso de los salones de reunion y adiestramientos: "Theorical Training Room" y "Hands On Training Room". Coordinar las actividades y adiestramientos auspiciados por el departamento de Especialistas de Aplicaciones, siguiendo el procedimiento de coordinacion de actividades. Incluyendo, pero no limitandose a, la preparacion de literatura, "giveaways", ordenar y gestionar las comidas y refrigerios, estacionamiento. Actualizar y someter mensualmente el informe de lineas de productos y equipos trabajados por las Especialistas de Aplicaciones a la Supervisora de Especialista de Aplicaciones y Gerente Senior de Servicio Estrategico. Realizar el trabajo administrativo del departamento, lo que incluye, pero no se limita a, generar y contestar llamadas telefonicas, tomar y referir mensajes, sacar copias, digitalizar y archivar documentos, distribuir y manejar la correspondencia, entre otros. Aportar activamente al mantenimiento de la mision y al logro de la vision de la compania; y ejemplificar con su desempeno y conducta la filosofia de la cultura de eficiencia, los valores de Bionuclear y los principios de un servicio al cliente interno y externo de la mas alta calidad.

Deberes y responsabilidades incidentales del puesto

Rotular y preparar los tubos para el procesamiento de las alicuotas segun la necesidad Gestionar a traves de un carrero externo el envio de los equipos que necesitan reparacion del manufacturero. Brindar apoyo al departamento de Administracion cubriendo la Recepcion durante el periodo de tomar alimentos de la Recepcionista o segun se presente la necesidad. Brindar apoyo al departamento de Gerencia de Proyecto cubriendo a la Especialista de Gerencia de Proyecto segun se presente la necesidad. Realizar tareas propias a la coordinacion de actividades oficiales y aprobadas por el supervisor inmediato en apoyo a otros departamentos. Preparar informes sobre las estadisticas del departamento segun sea solicitado. Revisar y enviar los certificados de adiestramientos preparados por los Especialistas a los clientes. Realizar tareas administrativas como apoyo a otros departamentos como lo son: Servicios Tecnicos y Gerencia de Proyectos. Coordinar los alimentos y meriendas para las actividades de empleados, clientes, suplidores y visitantes que realice la compania, en o fuera de sus instalaciones fisicas y coordinar el recogido con el departamento de Administracion. Recopilar informacion para presentaciones o reportes solicitado por la supervisora o Gerente Senior de Servicio Estrategico. Crear reportes/dashboardsen Sales Force solicitado por el supervisor. Coordinar, recibir y atender visitas. Contactar al cliente para completar las encuestas de satisfaccion en el servicio utilizando la plataforma de Forms. Realizar tareas operacionales segun se le delegue para el cumplimiento de los planes de accion del Gerente Senior de Servicio Estrategico. Enviar la data a ser trabajada por recursos externos segun asignado por la Supervisora de Especialistas de Aplicaciones y/o la Gerente Senior de Servicio Estrategico. Contactar al Comprador para obtener informacion de los productos en "Back orders". Contactar al suplidor Audit para recopilar la informacion relacionada sobre la disponibilidad de los productos. Mantener actualizada la informacion de los Especialistas de Aplicaciones y suplidores en la carpeta denominada Directorio de suplidores en One Drive. Crear los equipos que instalen los Especialista de Aplicaciones en la plataforma de Salesforce. Coordinar, asistir y/o participar en reuniones de trabajo, comites operacionales y/o corporativos, actividades de desarrollo de personal, eventos corporativos, entre otros. Realizar reservaciones de vuelos y hoteles para el grupo de Especialistas segun sea necesario. Otras tareas, que le sean asignadas.

Preparacion academica

Grado Asociado o dos anos universitarios en Administracion de Empresas, Administracion de Oficinas, Secretarial o campo relacionado.

Experiencia Profesional

Experiencia minima de mas de un ano realizando funciones en un puesto similar.

Competencias del trabajo

Conocimientos, destrezas, habilidades y aptitudes necesarias para desempenar el puesto

Excelentes destrezas de servicio al cliente (externo e interno) Gran sentido de urgencia Habilidad para relacionarse profesionalmente con personas de todos los niveles jerarquicos Atencion al detalle y capacidad para detectar errores y omisiones Habilidad para trabajar en equipo Habilidad para trabajar con fechas limites y bajo presion Habilidad para trabajar varias tareas simultaneamente Habilidad para lograr resultados Buen manejo de sus emociones Proyeccion profesional, cordial y amable Buenas destrezas de comunicacion verbal y escrita en ingles y espanol Dominio de las aplicaciones de Windows (Word, Excel, Outlook y PowerPoint Disponibilidad para trabajar dias feriados, fines de semana y horarios extendidos

Clausula de salvedad

La informacion aqui contenida resume la naturaleza general de las competencias y el grado de complejidad de las funciones establecidas para el personal que desempena este puesto. Su contenido no debe interpretarse como un inventario exhaustivo de todas las funciones, tareas y responsabilidades del puesto. Otras tareas podrian ser anadidas o las existentes podrian ser modificadas segun lo estipule la compania.

Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos accion afirmativa para reclutar Veteranos(as) Protegidos(as) y Personas con Discapacidad. Patrono con igualdad de oportunidades en el empleo. Todos(as) los(las) solicitantes calificados(as) recibiran consideracion para empleo sin distincion de raza, color, religion, sexo, embarazo, orientacion sexual, identidad de genero, origen nacional, edad, estatus como veterano(a) protegido(a) o discapacidad fisica o mental. IOE/Accion Afirmativa para Veteranos(as)/Personas con Discapacidad.