Job Description

Titre du poste :

Assistant(e) Administratif(ve)

Lieu de travail:

Guinee

Bureau de ChildFund

: Mamou

Titre du Responsable :

Specialist Sr, Child Protection & Advocacy

Type d'emploi :

A plein temps/A duree determinee

Environnement de travail :

Au bureau

A propos de ChildFund

ChildFund est une organisation mondiale de developpement et de protection des enfants. Nous travaillons dans 23 pays pour aider les enfants a briser le cycle generationnel de la pauvrete et a realiser leur plein potentiel. Nous mettons en oeuvre des programmes sur la protection de l'enfance et fournir aux enfants vulnerables ce dont ils ont besoin pour grandir en bonne sante, bien enseignes, bien qualifies, et en securite--ou qu'ils se trouvent.

Les valeurs de ChildFund

Nous souhaitons que chaque personne au sein de notre organisation--qu'il s'agisse des participants aux programmes, des soutiens, du personnel ou des benevoles--se sente libre, en securite et confiante pour etre elle-meme. Dans notre culture de connexion, vous aurez de nombreuses occasions de grandir professionnellement, d'apprendre et de diriger tout en apportant vos talents et vos innovations a notre mission inspirante.

L'engagement de ChildFund

ChildFund International a une politique de tolerance zero concernant l'exploitation, les abus et le harcelement sexuels (SEAH) et toutes les autres formes de prejudice de la part de son personnel, de ses partenaires et d'autres representants dans la prestation de sa mission et de ses services en faveur des enfants. ChildFund s'engage a creer un environnement sur sur le lieu de travail ainsi que dans les communautes ou il propose des programmes et des services. ChildFund attend de chaque membre du personnel, partenaire et representant qu'il adhere a cet engagement et veille a ce que toutes les politiques et normes de l'organisation soient respectees. Cette offre d'emploi est soumise a une serie de controles de verification, y compris une verification du casier judiciaire et/ou une divulgation pour garantir la protection des participants au programme.

Description de l'emploi :

L'assistant(e) administratif (ve) assure le support administratif quotidien dont la gestion administrative des communications (courrier, telephone, e-mails), l'organisation (rdv, reunions, agendas), la redaction et la mise en forme de documents, ainsi que le classement et l'archivage. Il/ Elle gere les chauffeurs du projet, leurs deplacements dans et en dehors de leur zone d'affectation. Il/ Elle gere l'entretien du bureau (hygiene) en collaboration avec la structure en charge du nettoyage.

Exigences

Certificat Assistant(e) comptable ou BTS assistant.e de direction (niveau BAC +2) 2 a 4 ans d'experience dans un poste similaire, idealement dans une organisation internationale ou ONG

Responsabilites

Politique de Sauvegarde (Safeguarding)

Conformement a notre politique interne, tout employe(e) de ChildFund a l'obligation d'identifier et de signaler tout risque lie a la protection de l'enfant, de promouvoir les droits de l'enfant ainsi que les mecanismes de protection, et de se conformer pleinement a la politique globale de protection de l'enfant de ChildFund.

Principales responsabilites :

Fournir un soutien administratif et des relations publiques au chef de projet et aux autres departements. Accueillir, annoncer et guider les visiteurs de ChildFund ; recevoir et enregistrer des communications telephoniques, courriers et autres messages, Enregistrer et gerer des informations administratives ; aider a d'autres taches administratives. Maintenir et surveiller les operations quotidiennes du photocopieur du bureau et fournir des services aux personnels du projet et les autres departements du bureau. Rediger les proces-verbaux des reunions et rediger des notes de service a des fins d'examen. Contre-examiner les documents (BL, petites caisses, autres...) a signer par le chef du projet et le coordinateur du bureau afin d'assurer le controle de la qualite et la conformite aux normes et principes de gestion administrative et logistique ; Traiter toutes les demandes adressees a Childfund et transmettre au chef du projet et/ou au coordinateur du bureau Coordonner efficacement l'organisation des activites du projet (Reunions, ateliers, missions...), et tout autres evenements sociaux lies au bureau et aux autres departements. Gerer tous le dispositif mobiliers et immobiliers du projet avec le personnel d'appui (Chauffeurs, gardiens et femmes de menages) Gestion du carburant et autres materiels (commande de carburant, preparation des requisitions et collecte des factures pro-forma), production des rapports mensuels de consommation de carburant et les carnets de bord des vehicules Gerer l'organisation des missions des equipes et des vehicules en etablissant les ordres de mission, reserver les hotels pour le personnel arrivant au compte de l'organisation dans la region de Mamou (Mamou, Dalaba et Pita), conformement aux principes et procedures de ChildFund Gerer la base des donnees de tous les prestataires de service dans la region en accord avec les responsables RH et GSS du bureau national, Assurer le suivi du paiement des factures de nos prestataires et fournisseurs a temps, Developper un log book pour le suivi de la consommation carburant de chaque vehicule, s'assurer que le bureau est propre en tout temps et respecte les normes, S'assurer que les contrats du personnel du projet et le service d'appui sont a jours, Alerter le chef de projet pour tout manquement ou risques pouvant impacter la performance du projet et l'organisation.

Competences cles

Capacite a communiquer efficacement, Savoir travailler sous pression ; Apte a se deplacer frequemment dans les zones d'intervention de ChildFund Guinee, Capacite a communiquer efficacement, Excellentes aptitudes a la communication ecrite et orale pour influencer d'autres professionnels et produire des documents ecrits de haute qualite (documents d'evaluation, de recherche ou de politique) destines a divers publics. Esprit creatif et capacite a travailler de sa propre initiative, a respecter les delais et a travailler sur des projets complexes avec des equipes multiculturelles Excellente capacite de planification et d'organisation Capacite a parler en public ; Maitrise de l'anglais sera un atout Maitrise de la langue locale (Maninka, Sousou, Poular, etc...) sera un tout Une connaissance avancee des logiciels usuels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et logiciels d'analyse ; Une qualite redactionnelle et une aptitude a travailler sous pression et en equipe.

Competences de ChildFund

Travail en equipe : la capacite de travailler efficacement et de collaborer avec les autres ; valoriser et respecter les differences individuelles. Communication : fait preuve d'empathie et de diplomatie lorsqu'il communique avec les autres et utilise une approche de narration lorsque cela est approprie. Orientation vers les resultats : fait avancer les choses ; prend des mesures proactives pour atteindre les objectifs organisationnels et les normes de qualite. Prise de decision : fait preuve de bon jugement, de pensee critique et de methodes non traditionnelles pour evaluer les problemes et les opportunites ; reflechit et innove pour ameliorer les decisions et les resultats. Resilience : prospere et grandit dans des environnements complexes, exigeants et en evolution rapide. * Connaissances technologiques : adopte et defend les nouvelles technologies dans des contextes pertinents, reste au courant des tendances technologiques et adopte des solutions technologiques aux defis commerciaux.