Job Description

Resumen del Puesto:

En ICON buscamos profesionales que deseen continuar o establecer una carrera en el mundo del Community Management. El Asistente Administrativo es la cara de servicio al cliente de nuestra organizacion y ocupa una posicion altamente multifacetica, donde tendra la oportunidad de colaborar y apoyar al Administrador de Propiedad mientras esta toma decisiones junto a la Junta de Directores, suplidores, propietarios/residentes, el equipo ejecutivo de ICON, entre otros. Se espera que el Asistente Administrativo coordine y complete las tareas requeridas enfocandose en brindar un excelente servicio al cliente y manteniendo una actitud positiva y contagiosa.

Funciones/Responsabilidades:

Aunque el dia a dia de un Asistente Administrativo varia significativamente y rara vez sera igual, las responsabilidades clave incluyen:

Colaborar con el equipo para llevar a cabo las tareas asignadas

Realizar tareas administrativas como archivar, redactar, copiar, escanear, entre otras.

Ayudar a planificar y facilitar reuniones de Junta y Asamblea.

Mantener comunicacion cortes y profesional por telefono, correo electronico y correspondencia.

Ayudar a mitigar riesgos en la comunidad, llevando a cabo inspecciones de las comunidades.

Mantener el inventario de suministros verificando niveles, anticipando necesidades y realizando ordenes.

Coordinar los servicios de suplidores y estar presente en visitas de las comunidades.

Contribuir al esfuerzo del equipo cumpliendo con los resultados relacionados segun sea necesario.

Recogido de cheques.

Ejecutar llamadas a titulares sobre temas de cobros, informacion de contacto, etc.

Realizar cualquier otra tarea necesaria para la administracion de la comunidad.

Habilidades/Requisitos:

Excelentes destrezas administrativas.

Capacidad para comunicarse de forma clara, efectiva y respetuosa en

espanol e ingles

(conversacion y escritura).

Conocimiento y experiencia trabajando con Microsoft Office.

Experiencia basica en contabilidad (bookkeeping).

Excelentes habilidades organizacionales y de manejo de multiples tareas a la vez.

Auto propio y licencia vigente

Educacion y Experiencia:

Se prefiere grado asociado en un campo relacionado, como administracion de oficina.

Diploma de escuela superior o educacion equivalente (requerido).

3 anos de experiencia como asistente administrativo.

Conocimiento de software pertinente, incluyendo Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint y Adobe Acrobat.

Conocimiento y experiencia trabajando con Sage y QuickBooks (preferido).

Job Types: Full-time, Temporary, Contract

Expected hours: 8 per week

Work Location: In person